不動産売買契約時に必要な書類は?売主と買主が用意する書類を解説

不動産を売却する際にはいくつかの書類を用意する必要があります。必ず必要な書類もあればあったほうがよい書類まで準備しなければならない書類は多岐にわたると考えておきましょう。
この記事では不動産売買の契約を交わすタイミングで必要になる書類を解説します。売主と買主で用意する書類が異なるため詳細についても解説しますので参考にしてください。

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不動産売買契約で売主が用意する必要書類

まずは不動産売買契約で売主が用意する書類について解説します。売主のほうが用意する書類が多いためどのような書類が必要になるかを把握して早めの準備を心がけましょう。

登記済証または登記識別情報

不動産を売却する際には不動産会社と媒介契約を結ぶのが一般的です。このタイミングで必要となるのが登記済証または登記識別情報になります。この書類は不動産を購入した際に発行されるものです。基本的には登記が完了した時点で司法書士から渡されます。
登記済証は再発行ができない書類です。そのためもしも紛失した場合には司法書士や不動産会社に相談してみましょう。登記の名義人が不動産の所有者であることが証明できないと不動産を売却することができないため注意が必要です。権利証と呼ばれることもある点は覚えておきましょう。
登記関連では登記簿謄本や登記事項証明書も必要となることがあります。この書類は不動産があるエリアの法務局で取得することが可能です。
不動産の所有を確認して証明するための書類になるため、不動産会社に本当に自分が所有している不動産であることを証明するために必要です。登記済証と登記識別情報は証明内容は同じものであるためどちらを用意しても問題ありません。
法務局が遠くにある場合にはインターネットでのオンライン申請を利用すると便利です。

固定資産税納税通知書

固定資産税納税通知書も売却を不動産会社に依頼する、不動産会社と契約を結ぶ、このタイミングで必要となります。この書類は固定資産税の納税額を確認するための書類です。
不動産があるエリアの市役所や市税事務所に申請することで取得することができます。ほかには毎年4〜5月に送付される固定資産税・都市計画税にも固定資産税評価額が記載されているため保管しておきましょう。
契約を交わした不動産会社によっては提出を求められない場合もあります。ただ、固定資産税の税額を判断するためには必要な書類ですので紛失しないようにしておくことは大切です。基本的には再発行ができない書類ですが、どうしても見つからない場合には市役所で固定資産税評価証明書の発行が可能となります。

土地の測量図・境界確認書

土地の測量図と境界線確認書は戸建てや土地の売買の場合に必要な書類です。不動産があるエリアの法務局で取得する方法と、不動産購入時に取得する重要事項説明書に添付されている場合とがあります。
これらの書類は隣家とのトラブルを避けるためにも重要です。面積・境界線・道路との境界線などが記載されています。もしも境界線がわからない場合には曖昧にするのではなくきちんと測量士に頼んで測量図を作っておくようにしましょう。
その際費用がかかる点と書類の作成に数カ月かかる可能性がある点は理解しておくことが大切です。

建築確認証および検査済証

建築確認書または検査済証は戸建て住宅の売買に必要な書類です。不動産会社に売却を依頼するときと契約する際に必要となります。建築基準法に沿って建築されていることを証明するための書類です。
これらの書類は不動産を購入した際に渡される書類です。そのため売買契約書と一緒に保管している人も多いでしょう。建築確認済証および検査済証は基本的には再発行ができません。そのためもしも紛失してしまった場合には市役所で代わりの書類を発行してもらいましょう。
発行してもらう書類は建築計画概要書や建築確認台帳記載事項証明書になります。不動産会社に相談してみてどうにもならない場合には市役所に相談しましょう。
      

管理規約・使用細則

管理規約と使用細則はマンションを売却したいケースで必要となる書類になります。共有部分の使い方についてのルールが記載されているのが管理規約と使用細則です。マンションを購入した際に配布されるのが一般的となります。
もしも紛失している場合には管理組合や管理会社に確認すれば用意してもらえるものです。

住民票の写しか戸籍附票

必ず必要な書類ではありませんが住民票の写しや戸籍附票も用意しておくと安心です。売却を希望している不動産を登記している住所と現在の住所が異なるケースでは、所有権移転登記のために必要となります。
市役所に申請すれば取得することが可能です。発行から3カ月以内のものが有効となりますのであまり早めに取得すると無効になってしまうことがあるため注意しましょう。

不動産売買契約で買主が用意する必要書類

買主側が用意する書類にはどのようなものがあるのでしょうか。売主よりも用意する書類は少ないですが早めに用意しておいたほうがよいことに変わりはありません。よく把握してもれがないようにしましょう。

代理人が立ち会う場合は委任状

不動産の売却では基本的に売主と買主本人への引き渡しを行います。ただ、遠方にある不動産を売却する場合にはどうしても本人が立ち会えないケースもあるでしょう。この場合には買主本人が代理人を指定して委任状を作成することが可能です。
本人が代理人に対して売買契約の締結を委任しますという文言を一筆記載したものがあれば問題ありません。決まった形式はないため不動産会社に相談してみることをおすすめします。
ただし、委任状には印鑑を押す必要がある点には注意が必要です。さらにその印鑑が本当に本人のものであるかどうかを証明するために印鑑証明証の用意もしておくと安心でしょう。市役所で3カ月以内に発行された買主本人の印鑑証明証を用意します。
代理人は契約書に印鑑を押すことになるため代理人の実印とそれを証明するための印鑑証明証も必要です。これも買主の場合と同じく3カ月以内に発行されたものを用意しましょう。

所得を確認できる書類

不動産を購入する側で住宅ローンを利用する場合には所得が証明できるものが必要となります。給与所得の人であれば源泉徴収票や所得証明書などが書類として有効です。ほかには市町村民税・都道府県民税特別徴収税額通知書なども有効な書類になります。
自営業や個人事業主の場合には住民税決定通知書・確定申告の控え・納税証明証・所得証明証などが有効です。確定申告の控えについては税務署の受付印がない場合は無効となりますので確認しておきましょう。
住宅ローンを利用する金融機関によって提出書類は異なりますが、おおよそ2、3年分の書類を用意しておくと安心です。

借入金残高証明書

住宅ローンを利用する場合でほかにも借り入れがある人は借入金残高証明書の提出が求められます。ほかに借金がある人にさらに融資をするということは金融機関にとってもリスクとなるため返済計画や完済の目処について審査が行われるのは当然です。
借入金残高証明書は借入をしている金融機関で発行してもらうことができますので事前に準備しておきましょう。

不動産売買契約で売主と買主が用意する必要がある書類

売主が用意する書類について解説しました。では売主と買主の両者が用意する必要がある書類にはどのようなものがあるのでしょうか。売主、買主の双方が用意しておくべき書類について解説します。

3カ月以内に発行した印鑑証明書

印鑑証明書は不動産を売却する人、購入する人のそれぞれが本人であることを証明するために必要な書類です。市役所で申請して費用を支払って取得します。
注意したいのは印鑑証明書の有効期限が3カ月であるため、3カ月以内に発行したものを用意するという点です。早めに書類を準備しておくことは大切ですが、あまりに早すぎると書類の有効期限が切れてしまい無駄な出費になってしまうため注意しましょう。
さらに不動産の所有者が複数いる場合には所有者全員の印鑑証明書が必要となるため、この点にも注意しておくことが大切です。

本人確認できる書類

不動産の引き渡しのタイミングで必要となるのが本人確認書類です。これは自分で用意できるものが大半なので取得を急ぐ必要はありません。
個人の場合は運転免許証・パスポート・マイナンバーカードなど顔入りの身分証明証が好ましいでしょう。法人の場合は登記事項等証明書か印鑑証明書を準備することを推奨します。

印鑑

不動産の売却では売買契約書を交わすため買主も売主も印鑑を用意する必要があります。引き渡しのタイミングで必要となるため忘れないようにしましょう。印鑑証明書に登録している印鑑を用意しておくことが大切です。つまり実印が必要となるということです。
実印についても印鑑証明書と同様に複数の所有者がいる場合には全員分が必要となる点には注意が必要になります。

不動産売買の必要書類に関する注意点

不動産売買にはさまざまな書類が必要ということを解説してきました。売主が用意するもの、買主が用意するものも異なります。そのため事前に内容を把握してきちんと準備しておくことでスムーズに売却を進めることができるでしょう。
ここからは不動産売買の必要書類に関連した注意点について解説します。

共有名義の場合は全員分用意する

売却する予定の不動産が共有名義になっていることも少なくありません。兄弟であったり親子であったりする場合でも共有の財産であることに変わりないため勝手な判断で売却することは不可能です。これは書類上の問題でも同様になります。
共有名義である場合はまず誰の名義になっているのか漏れがないように確認しましょう。その上で、身分証明証・実印・印鑑証明証・住民票これらを全員分集める必要があります。
もしも共有名義人が遠方にいる場合には書類を集めるだけでもかなり時間を必要とするケースもあるでしょう。住民票・印鑑証明証は3カ月の有効期限があるため注意が必要です。

古い物件の場合は耐震診断報告書が必要になる

売却する不動産が築年数の古い物件である場合には耐震に関連した書類の提出が求められるケースもあります。具体的には耐震診断報告書です。新しく住む人が安心して暮らせるように耐震の診断は大切な項目になります。
とくに新耐震基準が定められる前に建てられたような物件であれば、必ず耐震診断を受けて報告書を提出しなければなりません。必ず必要というものではありませんが、少しでも高額で売却したい、安心な物件だと思ってもらいたいという気持ちがあるのであればこれはかかせない書類となります。
あわせてアスベストの使用調査も行っておくとより安心して売却できるでしょう。またこれは売却後のトラブル回避にもつながるため費用はかかりますが行っておくことで後々のトラブルに巻き込まれるリスクを減らすことにもつながります。

売買契約書の紛失に気をつける

不動産売買に関連する書類は多数あります。そのため何を用意したのかわからなくならないようにリストを作るなどしておくとよいでしょう。とくに有効期限のあるものやかなり昔に発行された書類については注意が必要です。
過去に発行されたものとしては売却する不動産を購入した際に発行された売買契約書があります。築年数が経過していればいるほどどこにあるのかわからなくなっている可能性が高いからです。もしも売買契約書を紛失してしまった場合はどうすればよいのでしょうか。
もっとも有効な手段としてはその不動産を購入した不動産会社に事情を説明してコピーを取ってもらうなどする方法があります。そのため不動産を購入する際も売却する際も優良な不動産会社と契約を結んでおくことは大切です。
こうした細かな頼みごとにも真摯に対応してくれる不動産会社であれば長く付き合っていくうえでも安心してさまざまなことが任せられるでしょう。
優良な不動産会社をみつけるには複数の不動産会社を見比べることが大切です。実績や得意分野などをしっかりと比較しましょう。自分の力だけでは比較が難しい場合には不動産一括査定サイトを利用するのもひとつの方法です。
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優良な不動産会社と契約して売却もスムーズに進めることができればストレスなく売買契約を締結することができるでしょう。

書類は早めに準備する

不動産売買で必要な書類はかなりの種類あることがわかったでしょう。リスト化して漏れがないようにしておくことがスムーズな売却のための近道です。
とくに売主側は必要となる書類が多いため、売却を検討しはじめた段階から書類について把握して準備を始めてもよいほどです。ただし有効期限がある書類については期限が切れてしまうと費用が無駄になってしまうためこの点には注意しましょう。
また名義人が複数いる場合も書類を集めるのに時間がかかる可能性があるため早めの準備がおすすめです。なかには売却に反対と言い出す人もいるかもしれません。こうしたことも想定してできるだけ早いタイミングで売却について話をしておきましょう。
さらには売却する不動産の種類によって用意する書類が異なる点にも注意が必要です。建物でも戸建てなのかマンションなのかで用意する書類が異なります。土地の場合も必要なものとそうでないものが出てきます。これらについてもしっかりと把握しておくことで無駄を省くことができるでしょう。
具体的に表にまとめておきますので参考にしてください。

 書類の名称内容戸建てマンション土地
1身分証明証本人確認用必要必要必要
2実印売却する本人の実印または共有名義人全員の実印必要必要必要
3印鑑証明証発行から3カ月以内のもの。共有者全員分必要必要必要
4住民票登記上の住所と売主の現住所が異なる場合に必要。発行から3カ月以内のもの。必要なこともある必要なこともある必要なこともある
5登記済権利書または登記識別情報売却する不動産の内容確認や登記に際に必要必要必要必要
6固定資産税納税通知書または固定資産税評価証明書税額確認のために必要必要必要必要
7ローン残高証明証およびローン返済予定表ローン返済中の場合には残債と返済額がわかる書類が必要必要なこともある必要なこともある必要なこともある
8銀行口座書類振り込み関係で必要なケースもある必要なこともある必要なこともある必要なこともある
9土地測量図・境界確認書戸建てや土地の売却で面積や境界線を明確にするため必要なこともある不要必要なこともある
10建築確認済証または検査済証不動産が建築基準法に適合しているか確認するために必要必要なこともある不要必要なこともある
11建築設計図または工事記録書などその不動産がどのように設計・工事されたかを確認するため必要なこともある不要必要なこともある
12マンションの管理規約または使用細則などマンションの管理内容やルールを確認するため不要必要不要
13マンションの維持時などの書類マンションに次に入居する人が負担する費用を確認するため不要必要不要
14耐震診断報告書・アスベスト使用調査報告書耐震診断やアスベストの調査を行った場合は提出する必要なこともある必要なこともある必要なこともある
15その他の書類売主が保管している書類があれば提出する必要なこともある必要なこともある必要なこともある
16購入時の契約書・重要事項説明書など紛失していなければ提出する必要なこともある必要なこともある必要なこともある
17購入した際のパンフレットや広告など保管していれば提出する必要なこともある必要なこともある必要なこともある

必要書類を準備して不動産売買をスムーズに進めよう

不動産売買では売主側も買主側も必ず用意しなければならない書類が存在します。書類をスムーズに用意することはスムーズな不動産売却を進めることにつながります。
不動産売却で必要な書類はときに不動産会社の力を借りて用意しなければならないこともあります。紛失してしまった書類などは不動産会社にコピーを取ってもらうこともあるでしょう。
こうした場合には信頼できる不動産会社と契約をしておくと安心して相談することができます。優良な不動産会社と出会うにはすまいステップの不動産一括査定サイトがおすすめです。独自の審査基準を設けていることで全国の優良な不動産会社とのみ提携しています。
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