登記事項証明書とは?確定申告で必要となるケースや取得方法を解説

不動産の売買や相続をしたりする場合や、それに伴って確定申告する場合には登記事項証明書を用意する必要があります。普段の生活の中で利用することのない登記事項証明書についてここでは詳しく紹介していきます。
不動産会社から登記事項証明書を用意してくださいと言われたり、確定申告をする際に登記事項証明書の添付が必要となった時に慌てないように、登記事項証明書とはどんなものなのか理解し、必要な時に準備できるように備えておきましょう。

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登記事項証明書に関する基礎知識

ここでは登記事項証明書がどのようなものなのか基礎的な知識について解説していきます。どのような内容が記載されているのか、有効期限や、登記事項証明書の種類などについて紹介していきます。

土地や建物の情報が記載されている

登記事項証明書は法務局が管理している登記内容を記載した証明書です。登記には土地や建物の所有権や住宅ローンを組んでいる金融機関が設定した抵当権の有無、過去の所有者や抵当権の履歴などの情報が記載されています。
必要に応じてその登記内容を公的に証明する書類として登記事項証明書があります。不動産の売買をする際に権利関係がどのようになっているのかを確認することや、確定申告で状況の確認や所有期間の確認のために登記事項証明書が必要になります。

有効期限がない

住民票などは過去3カ月以内などの有効期限が定められている場合がありますが、登記事項証明書には有効期限がありません。登記事項証明書を取得してから内容に変更がなければ発行時期は気にしないで利用できます。最新の登記事項が記載されている登記事項証明書であれば有効です。
ただし、住宅ローンの申請時に必要な登記事項証明書などで「発行から〇カ月以内のものを用意するように」と求められることがあります。その際は期限内に発行した登記事項証明書を準備する必要があります。
住宅ローンを組む際には事前に期限の制約があるのかを金融機関に確認しておきましょう。

記載内容によって4種類に分類される

登記事項証明書は記載される内容によって4種類に分類されています。それぞれの証明書は以下の通りです。

全部事項証明書登記記録に記録されている全ての事項が記載されたものです。閉鎖登記記録の内容は除きます。
現在事項証明書以前の所有者や抹消された抵当権(担保権)が記載されず、現在の権利状況だけが分かるものです。現在の状況だけが分かればいい場合は、見やすく分かりやすいです。
一部事項証明書登記記録の一部が記載されているものです。例えば、マンションの全部事項証明書を請求すると、過去の所有者の情報も記載され、書類のページ数が膨大になる場合もあるため、自分の記録のみが必要な場合には一部事項証明書を請求するとよいです。
閉鎖事項証明書登記記録がデータ化される以前の、手書き・縦書きで記録されていた登記簿謄本の内容が必要な場合に請求します。そのほか、データ化される前に合筆された土地や滅失された建物などの記録が記載されたものも含まれます。その不動産を管轄する法務局でのみ取得が可能です。

不動産売買契約の内容や確定申告の内容によって必要となる記録内容が異なるので、登記事項証明書を取得する際にはどの証明が必要なのかよく確認してから申請しましょう。

登記簿謄本と全く同じもの

登記事項証明書と同じように登記簿謄本を用意してくださいと言われることがあります。両者は名称が異なるものの、証明する内容は全く同じものです。従来、紙で管理していた登記事項をオンライン化したのに伴い、紙の登記簿から写した登記簿謄本から登記事項証明書に名称が変わりました。
登記簿謄本を用意してくださいと言われたら、登記事項証明書を取得することと考えて行動しましょう。
参考:松山地方法務局

取得方法は4つある

登記事項証明書を取得するには窓口請求、オンライン請求、郵送請求、証明書発行請求機請求の4つの方法があります。それぞれに取得までの時間や手数料に違いがあります。次の項目でそれぞれの特徴と請求方法、手数料について紹介していきます。

登記事項証明書の取得方法

登記事項証明書を取得するには大きく4つの方法があります。窓口申請、オンライン申請、郵送、証明書発行請求機です。ここではそれぞれの登記事項証明書の取得方法について紹介していきます。

法務局の窓口で申請する

登記事項証明書を管理している法務局に出向いて、窓口で登記事項証明書を請求する方法です。申請書に必要事項を記入して収入印紙を貼って窓口で申請します。30分前後で窓口から交付を受けられます。
登記事項証明書1部につき600円の手数料がかかります。近くに法務局がある場合には便利ですが、遠い場合には交通費と時間がかかります。法務局は通常、平日8:30〜17:15のみ開庁しています。平日の日中に窓口に行ける必要があります。

法務局のオンライン申請システムを利用する

法務局のホームページからオンライン申請システムを利用すれば自宅に居ながら登記事項証明書を取得できます。申請した後は窓口で受け取るか郵送で送ってもらうか選べます。窓口で受け取る場合には480円、郵送の場合には500円の手数料がかかります。
いつでも請求でき、手数料も安く済むのでインターネットを利用できる場合には便利です。
参考:法務局

郵送で受け取る

登記事項証明書は郵送でも請求できます。申請書に手数料の600円分の収入印紙を貼って返信用の封筒と切手を同封し、郵送分の切手を封筒に貼って投函します。1部なら84円切手を同封すれば足りますが、複数枚請求する場合には郵便局に相談して必要額の切手を同封しましょう。
投函して法務局に着いて、発行されたのが手元に届くまでには5~10日程度かかります。時間に余裕がある場合には郵送での請求も可能です。

証明書発行請求機を利用する

証明書発行請求機は登記所や法務局サービスセンターに設置されている自動発行請求機です。最短で5分で登記事項証明書を発行できるので便利です。端末で「不動産登記」を選択し、必要事項を入力して、手数料600円を確認したら整理番号票が発行されます。
手数料分の収入印紙を用意して、窓口に行くと整理番号票と引き換えに請求書がもらえるので収入印紙を貼って窓口に再度提出します。手続きが済めば窓口から登記事項証明書が発行されます。
全ての登記所や法務局に設置されているわけではないので、最寄りの施設に設置されているかは事前に調べてから行きましょう。勤務先の最寄り施設に設置されていても請求できるので自宅付近だけでなく、休み時間に取りに行くなどの選択肢も視野にいれて検討しましょう。

確定申告で登記事項証明書が必要となるケース

登記事項証明書の提出が必要となるのが確定申告です。不動産に関して確定申告をするのは相続があった時、不動産を購入して住宅ローン控除を申請する時、不動産を売却して譲渡所得を申告する場合があります。
ここではそれぞれの利用シーンについて登記事項証明書が必要となる場合について紹介していきます。

相続税を申告する場合

親などから家を相続する場合には不動産の所有者が変わるため、登記事項証明書が必要です。
理由として
・非所有者が勝手に不動産を譲渡などしていないか調査するため
・被相続人と相続人の関係や、相続関係を証明するため
が挙げられます。この場合、履歴(全部)事項証明書を利用することが一般的です。
確定申告で相続税を申告する場合には、不動産の所有権が相続人に移っていることや資産価値、特別控除の適用条件の確認などのために、税務署に登記事項証明書を添付する必要があります。

住宅ローン控除を申請する場合

不動産を購入して住宅ローン控除の申請をするには登記事項証明書が必要です。不動産の売買が成立したことを証明するなら売買契約書で済む気もしますが、住宅ローン控除の申請には住宅ローンを組んだ金融機関が住宅を担保にローンを組んだことを明らかにするために、「抵当権」が設定されていることを証明する必要があります。
売買契約書では抵当権の設定は記載されないので登記事項証明書が必要です。現在事項証明書やマンションなら一部事項証明書を利用します。
また、確定申告で住宅ローン控除を申請すると、そこから10年間は所得税と住民税に対して控除を受けられます。控除額は「年末時点での残債」と「住宅取得の対価」のどちらか小さいほうの1%が適用され、上限は40万円(10年で最大400万円)です。
参考:国税庁

不動産売却をして特別控除を申請する場合

不動産売却を行って利益が出ると確定申告をする必要があります。不動産売却による確定申告をする場合には条件によってさまざまな特別控除が用意されています。所有権の証明だけでなく、不動産の所有期間も特別控除の条件となるため登記事項証明書を添付する必要があります
受ける特別控除によって必要な登記事項証明書を取得しましょう。

登記事項証明書に関するQ&A

登記事項証明書を取得するにあたってよくある質問について紹介していきます。疑問を解消して登記事項証明書を入手しましょう。

提出するのはコピーでもOKなのか

不動産売買や確定申告で登記事項証明書を利用する場合には原本を提出する必要があります。売買時の資料としてコピーを手元に置いておくのには使えますが、古い資料を使いまわしていると思われるので信頼性が低く、正式な手続きには利用できません。できるだけ直近の登記事項証明書を用意して申請に利用しましょう。

不動産が共有名義の場合は

登記されている不動産が世帯主だけでなく配偶者や子どもらと共有名義になっている場合には、複数人で1つの建物の権利を持っていることになります。共有名義の不動産を売却する場合には、登記されている全員分の登記事項証明書が必要です。
不動産を誰がどのように所有しているか把握したうえで、必要な登記事項証明書を申請しましょう。

取得に必要なものは

登記事項証明書を取得するには「地番」と「家屋番号」が必要です。「地番」や「家屋番号」とは、その不動産を登記簿で管理するために法務局が割り振った番号です。一般的に使われる「番地」といった住所とは全くの別物なので注意が必要です。
地番などを確認できるのは「固定資産税の課税明細書」もしくは「登記済権利証の不動産の表示」「登記識別情報通知」があります。もしこれらで分からない場合は、法務局に実際に問い合わせるほか、法務局にあるブルーマップを利用しましょう。
また、登記事項証明書を発行するには手続きの仕方によって以下の手数料がかかります。
・書面請求:600円
・オンライン請求・郵送送付:500円
・オンライン請求・窓口交付:480円
・オンラインで情報のみ:450円
オンラインで請求し窓口に取りにいくのが安く済みます。

手数料の支払い方法は

手数料は窓口で収入印紙を購入して支払うか、インターネットでクレジット決済して電子納付する方法があります。収入印紙は法務局内でも購入できますが、郵送する場合は郵便局やコンビニなどでも購入できます。
手数料以外に郵送で届けてもらうには郵便料金が加算されます。
参考:法務省

取得できる人は決まっているのか

登記事項証明書を取得するのは誰でもできる行為です。誰が取得しても問題はありません。インターネットで申請もできるので、本人が申請を行って、家族が取りに行くことも可能です。不動産登記内容はオンラインで全国共有されているので、他県の実家の登記事項証明書を家の近くの法務局で入手することも可能です。
参考:法務局

登記事項証明書をスムーズに取得して確定申告を済まそう

不動産の売買や相続などを行うと契約や確定申告で登記事項証明書が必要です。申告の内容によって登記事項証明書の必要な種類も異なるので注意しましょう。不動産会社からアドバイスを受けられるので、まずは不動産会社に相談して必要な準備をしましょう。
どの不動産会社に相談したらよいかわからない人には「すまいステップ」の無料一括見積りサービスを利用するのがおすすめです。すまいステップなら地域にある複数の不動産会社に査定依頼が簡単にできます。査定内容や対応内容から頼りになる不動産会社を見つけられます。
登記事項証明書を取得するには様々な方法がありますが、取得方法を理解して必要な登記事項証明書をスムーズに取得して確定申告を済ませて不動産契約を完了しましょう

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